Vorgehensweise OUT Belege
Allgemein
Zentrale Sammelstelle für zu exportierende Belege ist der Export Container. Hier wird der aktuelle Verarbeitungsstatus der EDI Belege der verschiedenen Nachrichtenarten verwaltet.
Unabhängig von den einzelnen spezifischen Einrichtungen und Zusammenhänge der einzelnen Belege wird hier kurz beschrieben, welche Schritte bei Erstellung eines OUT Belegs, bis hin zum Dateiexport durchlaufen werden:
1. Einrichtung der Nachrichtennamen, Nummernserien, etc. in der EDI Einrichtung
2. Einrichtung der Exportpfade in der EDI Einrichtung (ACHTUNG: Testpfade werden nur verwendet, wenn in Fashion Einrichtung „Datenbank ist Testdatenbank verwendet“ gesetzt ist)
3. Einrichtung der EDI Partner „Errichte OUT Beleg“
4. Manuelle oder automatische Erstellung eines EDI Export Postens aus NAV internen Belegen (z.B. OUT PRICAT bei Freigabe eines VK-Auftrags)
a. Vor Erstellung des EDI Export Postens wird geprüft, ob alle Einrichtungen vorhanden sind und ob überhaupt ein Export Posten zu der EDI Nachrichtenart geschrieben werden darf
b. Werden keine Fehler geworfen, wird der EDI Exportposten erstellt.
c. Der Status des Export Containers wird auf „Zu Erstellen“ gesetzt
- Wenn eingerichtet, erfolgt ab hier die automatischer Verarbeitung über die NAS – Codeunits (siehe 1.5). Es ist jedoch auch eine manuelle Weiterverarbeitung möglich:
a. Im Export Container können die EDI Belege der aktuell markierten Einträge über die Funktion „Erstelle Export Beleg“ erstellt werden.
b. Wenn Fehler auftreten wird dies mit dem Kennzeichen „Fehler“ und einem Fehlertext gekennzeichnet. Der Fehlertext verlinkt auf eine Fehlertabelle, in der alle aufgetretenen Fehler aufgelistet sind.
c. Wenn keine Fehler mehr vorhanden sind, kann der EDI Beleg erstellt werden. Dabei wird der zugehörige Eintrag im „Export Container“ auf den Status = „Zu Exportieren“ gesetzt.
d. Das Schreiben der EDI Nachricht in eine Datei erfolgt nun über die Funktion „Exportiere Belege“. Diese Funktion ist auch an den einzelnen EDI Belegen zu finden.
e. Nach dem Export wird der Export Container auf Status = Verarbeitet gestellt. Im EDI Beleg werden die Exportdaten (Datum, Zeit, Dateipfad) sowie eine Vorgangsnummer hinterlegt. Die Vorgangsnummer identifiziert einen Eintrag im EDI Vorgangsjournal.
f. Wird ein EDI Beleg storniert (er kann in jeder Verarbeitungsphase storniert werden), wird der Status auf „Storniert“ gesetzt.
HINWEIS: Bei OUT SLSRPT und OUT INVRPT werden vor der Erstellung des „Export Containers“ (Punkt 3) zuerst OUT SLSRPT Posten und OUT INVRPT Posten erstellt. Die NAS CU 5407706 – Export Schedule Mgt. läuft in periodischen Abständen und erstellt für die zugeordneten „EDI Partner“ „EDI Export“-Belege. Aus diesen Belegen werden anschließend „Export Container“ erstellt. Die weitere Verarbeitung erfolgt wie beschrieben.
Schritte zur Erstellung je Nachrichtenart
OUT ORDERS
- Erfassung einer EK-Bestellung
- Bei Validierung von
- „Eink. Von Kreditorennr.“
- „Auftragsart (variabel)“
- Bei Freigabe der EK-Bestellung wird geprüft, ob eine OUT ORDERS zu generieren ist, wenn notwendige Einrichtungen vorhanden sind
- Der „Export Containers“ hat folgende Werte nach Erstellung
- „Status“ = „Status“::“Erstellen“
- „EDI Belegart“ = „OUT ORDERS“
- „Herkunftsart“ = 38
- „Herkunftsunterart“ = 1
- „Herkunftsnr.“ = Belegnr. der EK-Bestellung
OUT SLSRPT
- Bei Verbuchung der Artikelbuchblattzeile wird, falls notwendigen Einrichtungen vorhanden sind, ein „EDI Export Posten“ mit der „EDI Export Postenart“ = „EDI Export Postenart“::“OUT SLSRPT“ erstellt
- Alternativ können nachträglich über Button (Aktionen „Initialisiere OUT SLSRPT Posten“) an der Kreditorenkarte „EDI Export Posten“ mit „EDI Export Postenart“ = „EDI Export Postenart“::“OUT SLSRPT“ erstellt werden, sofern die Einrichtungen vorhanden sind.
- Die NAS CU 5407706 – Export Schedule Mgt. läuft in periodischen Abständen und erstellt für die zugeordneten „EDI Partner“ „EDI Export“-Belege
- Aus den „EDI Export“-Belegen werden „Export Containerposten“ erstellt
- Der „Export Containers“ hat folgende Werte nach Erstellung
- „Status“ = „Status“::“Erstellen“
- „EDI Belegart“ = „OUT SLSRPT“
- „Herkunftsart“ = 5407711
- „Herkunftsunterart“ = 1
- „Herkunftsnr.“ = Belegnr. des „EDI Export“-Beleges
OUT INVRPT
- Bei Verbuchen der Artikelbuchblattzeile wird, falls die notwendigen Einrichtungen vorgenommen wurde, ein „EDI Export Posten“ mit der „EDI Export Postenart“ = „EDI Export Postenart“::“OUT INVRPT“ erstellt
- Die NAS CU 5407706 – Export Schedule Mgt. läuft in periodischen Abständen und erstellt für die zugeordneten „EDI Partner“ „EDI Export“-Belege
- Aus den „EDI Export“-Belegen werden „Export Containerposten“ erstellt
Die weitere Verarbeitung der Exportcontainer ist für alle OUT Belege gleich und unter Allgemeine Vorgehensweise OUT Belege zusammengefasst.
OUT PRICAT
- Eine OUT PRCAT kann von mehreren Stellen im System manuell oder automatisch erstellt werden.
- Die manuelle Erstellung erfolgt über ein Verkaufsangebot.
- Um einen kompletten Preiskatalog für bestimmte Artikelkategorien/Saisonen/etc. erstellen zu können, kann die Funktion „errichte PRICAT Katalog“ genutzt werden.
- Am VK-Angebot wird das Häkchen „PRICAT Katalog“ gesetzt. Es besitzt keine steuernde Eigenschaft, sondern dient nur als Info für den Benutzer. Es kann auch manuell gesetzt werden, wenn z.B. manuell Zeilen für eine PRICAT erstellt werden.
- Es kann auch bestimmt werden, ob die PRICAT anschließend direkt errichtet und exportiert werden soll (nur bei fehlerfreier Prüfung)
- Um auf Basis früherer Verkäufe oder Umlagerungen Angebotszeilen für eine PRICAT zu erstellen, kann die Funktion „Vorschlag Artikel für PRICAT“ genutzt werden
- Abhängig von einem Buchungszeitraum werden in den Wertposten alle Artikelvarianten, zum im Verkaufsangebot angegebenen „Verkauf an Debitor“, gesucht
- Alle Varianten werden anschließen mit der Menge 1 in der Verkaufszeile angelegt. Die Preise werden mit Hilfe der Standardpreisfindung ermittelt.
- Über die Funktion „Erstelle OUT PRICAT“ kann aus einem VK-Angebot die OUT PRICAT erstellt werden.
- Mit Hilfe der Aktion „OUT PRICAT“ unter NAVIGATE, wird der Export Container mit allen zugehörigen OUT PRICAT Einträgen angezeigt (stornierte ebenfalls).
- Abhängig von der Einrichtung im EDI Partner unter „Auftragsarten“ wird eine OUT PRICAT automatisch nach Freigabe eines Verkaufsauftrags oder Buchung des Warenausgangs erstellt.
-
Die automatische und/oder manuelle Erstellung aus einer VK-Lieferung oder dem VK-Archiv ist bereits in der EDI Export Routine im Quellcode vorgesehen, muss aber an den entsprechenden Stellen im System, wenn gewünscht, noch getriggert werden.
-
Der „EDI Export Container“ hat folgende Werte nach Erstellung
- „Status“ = „Status“::“Erstellen“
- „EDI Belegart“ = „OUT PRICAT“
- „Herkunftsart“ = 36
- „Herkunftsunterart“ = 0 (Angebot) , 1 (Auftrag)
- „Herkunftsnr.“ = Belegnr. Des Angebots/Auftrags
OUT ORDRSP
- Erfassung eines VK-Auftrages und validieren des „Verk. an Debitorennr.“
- Der zum Debitor gehörende „EDI Partner“ muss das Kennzeichen „erstelle OUT ORDRSP“ gesetzt haben
- Zusätzlich muss in den „Auftragsarten Einrichtung“ am EDI Partner die Auftragsart des VK-Auftrages gepflegt sein und unter „Errichte OUT ORDRSP“ muss der Zeitpunkt definiert sein, wann die OUT ORDRSP zu erstellen ist
- Je nach Einrichtung muss nun der VK-Auftrag freigegeben werden bzw. der Warenausgang erstellt und freigegeben werden, damit die Prozess zum Erstellen der OUT ORDRSP gestartet wird
OUT DESADV
OUT INVOIC
- Eine OUT INVOIC entsteht aus einer gebuchten Verkaufsrechnung oder einer gebuchten Verkaufsgutschrift.
- Dies kann manuell über die Funktion „Errichte OUT INVOIC“ direkt auf der Karte der geb. VK-Rechnung oder geb. VK-Gutschrift erfolgen.
- Die automatische Erstellung einer INVOIC erfolgt bei Buchung einer VK-Rechnung oder VK-Gutschrift
- Das Ergebnis ist die Erstellung eines „EDI Export Posten“. Der „Export Container“ hat folgende Werte nach Erstellung:
- „Status“ = „Status“::“Erstellen“
- „EDI Belegart“ = „OUT INVOIC“
„Herkunftsart“
- 112: geb. VK-Rechnung
- 114: geb. VK-Gutschrift
- „Herkunftsunterart“ = 0
- „Herkunftsnr.“ = Belegnr. der geb. VK-Rechnung/geb.. VK-Gutschrift
