Die Mängelliste dient der Feststellung von qualitativen und quantitativen Mängeln bei Vereinnahmung von Warensendungen.
Errichtet werden Mängellisten aus dem Wareneingangsbuch heraus im Prozess der Warenannahme.
Eine Mängelliste besteht im Kern aus einer Art Prüfliste, die durch einen Verantwortlichen im Umfeld des Lagers oder der Wareneingangsabteilung eines Unternehmens an den gelieferten Gütern abzuarbeiten ist.
Die Mängelliste bewertet den physischen Wareneingang auf Basis von weichen Kriterien, die vom Kunden selbst verwaltet werden können (z.B. Kartonetikettierungen nicht lesbar, Kartons durchnässt, Warenetiketten falsch, uvm.).
Dabei geht es nicht darum quantitative Mängel in Form von Unter-/Überlieferungen festzuhalten. Dies wird durch das Modul „Lieferdifferenzen“ übernommen.
Erfasste Mängel können dem Lieferanten/Kreditor in Form einer Belastungsanzeige in Rechnung gestellt werden.
Einrichtung
Fashion Einrichtung
In der Fashion Einrichtung können grundlegende Einstellungen zur Mängellistenverwaltung vorgenommen werden:
Mängellistennummern zur fortlaufenden Nummerierung
Mängellisten Vorlagennummern zur fortlaufenden Nummerierung
Standard Mängelkonto zur Errichtung und direkten Verbuchung von Belastungsanzeigen
Mängellistenaufgaben
Herzstück der Mängellisten sind die auszuführenden Prüfungen und Prüfkriterien. Dies werden in s.g. Mängellistenaufgaben als Stammdaten angelegt (Code, Beschreibung, Basiseinheit und Wert (Preis (MW)).
Die Basiseinheit gibt dabei an, ob eine Aufgabe/Kriterium mit einem Faktor (z.B. „x Kartons mit nicht lesbarer Etikettierung“) versehen werden kann, oder ob das Kriterium nur zu einer einmaligen Belastung führt (z.B. „Verwaltungskosten x €“).
Mängellistenvorlagen
Es können beliebig viele Vorlagen für Mängellisten definiert werden. Eine davon sollte als Standardvorlage gekennzeichnet werden.
Die Prüfaufgaben und Kriterien können über Kopf- und Aufgabenzeilen strukturiert werden.
Kreditor
Jedem Kreditor kann eine Vorlage hinterlegt werden, damit die Prüfungen gemessen an der Performance des Lieferanten entsprechend vertieft werden können.
Mängelliste
Mängelliste(n) errichten
Über die Funktion „Mängelliste errichten“ am Wareneingangsbuch kann in Bezug auf die zugrundeliegende Bestellung eine oder mehrere Mängellisten (Avis mit mehreren Bestellungen) errichtet werden.
Im Falle eines Avis mit mehreren Bestellungen erfolgt eine Rückfrage an den Benutzer.
Nach dem Errichten wird die Übersicht der errichten Mängellisten angezeigt.
Mängelliste(n) anzeigen
Über die Funktion „Mängellisten“ unter Zugehörig kann aus der Übersicht der Wareneingangsbücher und auch von der Wareneingangsbuch Karte aus die Übersicht der Mängellisten geöffnet werden.
Mängelliste bearbeiten
In der Mängelliste kann je Aufgabenzeile im Feld Mangel ein Haken gesetzt werden. Zu jedem Mangel, dem keine Basiseinheit zugrunde liegt kann durch Angabe einer Menge die Häufigkeit des Mangels angegeben werden. Mängel mit Basiseinheit = 1 werden nur einmalig (Menge nicht editierbar) berücksichtigt und haben einen entsprechend höheren Wert.
Die Bearbeitung der Mängelliste ist in mehrere Schritte unterteilt, sodass der Bearbeiter im Lager und der Sachbearbeiter im Einkauf/Buchhaltung gemeinsam einen Beleg bearbeiten können.
Nach der Erfassung ist die weitere Verarbeitung erst möglich, nachdem der Beleg freigegeben wurde. Gutschriften können erst nach Freigabe errichtet werden.
Belastungsanzeige/Einkaufsgutschrift errichten
Nach Freigabe der Mängelliste kann vom zuständigen Sachbearbeiter eine Gutschrift in Höhe der gerügten Mängel errichtet werden.
Das System errichtet dazu eine neue Gutschrift und je Mangel eine Gutschriftenzeile auf Basis des in der Fashion Einrichtung hinterlegten Sachkontos mit der Beschreibung des Mangels.
Die Mängelliste geht dann in den Status „Abgeschlossen“.
Entschließt sich der Sachbearbeiter keine Belastungsanzeige zu errichten, so kann er den Status der Mängelliste über die Funktion „Abschließen“ entsprechend verändern.
Die Einkaufsgutschrift wird in der jeweiligen Währung des Lieferanten errichtet.
Die Einkaufsgutschrift und später geb. Einkaufsgutschrift sind von der Belastungsanzeige aus zu erreichen.
