Das Nebenbuch Debitoren ist in Microsoft Dynamics 365 Business Central gleichzeitig der Kundenstamm im Verkauf. Neben den Kunden gibt es weitere Debitorenkonten für den Verkauf von Leistungen, die keine Waren sind. Die Integration der Debitoren zum Hauptbuch (Forderungen aus LuL) erfolgt über Buchungsgruppen, die frei definierbar sind.
Die Debitorenbuchungsgruppe verknüpft, analog zur Kreditorenbuchungsgruppe, Debitoren mit Forderungs-, Skonto-, Rechnungs- und Ausgleichsrundungskonten sowie Zins- und Gebührenkonten. Die Strukturierung der Debitorenbuchungsgruppen muss sich an der Strukturierung der jeweiligen Bilanzkonten orientieren, um diese über die Personenkonten korrekt steuern zu können
Die Debitorenbuchhaltung erfolgt weitgehend automatisch durch die Vorgänge im Projekt (Verkauf) und im Zahlungsverkehr. Trotzdem sind manuelle Buchungen möglich, wenn z. B. Um- oder Ausbuchungen erforderlich sind. Zudem können auch in der Debitorenbuchhaltung direkt Rechnungen oder Gutschriften erfasst, gedruckt und gebucht werden. Diese Belege sind beispielsweise erforderlich für Belastungsanzeigen an Dritte oder die zweckgebundene Weiterverrechnung von Kosten an verbundene Unternehmen.
Bei diesem Prozess erfolgt die Rechnungs- oder Gutschrifterstellung basierend auf einer Lieferung oder Rücksendung, bzw. als manueller Vorgang. Mit dem entsprechenden Rechnungsvorgang wird der zuvor gestartete Verkaufsprozess abgeschlossen und die entsprechend resultierenden Daten an die Finanzbuchhaltung bzw. die Debitorenbuchhaltung übergeben.
Der Rechnungskopf wird erzeugt. Mit Eingabe des Debitors werden die Zahlungskonditionen aus dem Debitorenstamm übernommen.
Die Rechnungszeilen werden entweder manuell oder durch eine Funktion zum Holen der Lieferzeilen/ Rücksendungszeilen hinzugefügt. Rechnungszeilen können sich neben Artikeln auch auf Sachkonten, Ressourcen, sowie Zu- und Abschläge beziehen. Je Geschäftsvorfall kann es sich um eine reine FiBu-Rechnung (Sachkonto), um die Faktura für Dienstleistungen (Ressource) oder um Nebenkosten/Nachlässe (Artikel Zu-/Abschläge) handeln.
Die Rechnung wird zur Genehmigung an den Entscheider weitergeleitet.
Die Rechnung wird hinsichtlich ihrer Richtigkeit geprüft und freigegeben.
Die Rechnung wird verbucht und in Papierform oder als PDF in einer Email an den Kunden verschickt. Ebenso ist je nach Kunde die Übermittlung einer EDI-Nachricht in Form einer INVOIC möglich.
Das European Payment Council koordiniert die Standardisierung von QR-Codes auf Rechnungsdrucken. Durch Einscannen des QR-Codes werden SEPA-Überweisungen vorausgefüllt und so der Bezahlvorgang vereinfacht.
Ein Bestandteil der Debitorenbuchhaltung ist das Mahnwesen. Die Steuerung erfolgt über die Mahnmethoden, die einem Debitor zugeordnet werden kann. Die Mahnmethoden enthalten die möglichen Mahnstufen. Zu jeder Mahnstufe kann individuell ein Text für den Belegdruck mitgegeben werden. Es kann je Mahnmethode bestimmt werden, ob die anfallenden Gebühren automatisch gebucht werden sollen. Bei Aktivierung entsteht ein offener Posten in Höhe der anfallenden Gebühr.
Folgende Informationen können ausgewählt werden: - Maximale Anzahl von Mahnstufen - Fälligkeit je Mahnstufe - Gebühren - Zinsen - Vor – und Nachtext für Belege - Währungstrennung
Ausgehend von den Fälligkeiten der offenen Debitorenposten/ Ausgangsrechnungen können Mahnläufe erstellt und registriert werden. Neben den Offenen Posten zieht das System Mahnkosten (Gebühren und Zinsen) automatisch. Ein automatisiertes Mahnwesen ist durch die entsprechende Konfiguration möglich. Die Stornierungen von Mahnläufen (Zurücksetzen der Mahnstufe) ist möglich.
Der Mahnungsvorschlag wird erstellt. Bestandteil der Mahnung sind: fällige offene Posten, Mahngebühren, Zinsen.
Der Mahnvorschlag kann ergänzt werden oder Posten können bearbeitet werden, beispielsweise die Reduzierung der Mahngebühr.
Der Mahnvorschlag wird registriert, wodurch die Mahnung erzeugt und per E-Mail versendet oder gedruckt wird. Aus den Mahnungsposten entstehen offene Debitorenposten (Gebühren, Zinsen) mit Fälligkeit. Die bestehenden Posten bekommen eine neue Fälligkeit.
Die Vorauskasse kann im Standard als Prozessinstanz der Rechnungsabwicklung Debitor durchgeführt werden.
Der Prozess beschreibt die Erstellung von Vorauszahlungsrechnungen auf Basis von Verkaufsaufträgen. Für Debitoren können Vorauszahlungskonditionen hinterlegt werden, die bei der Bearbeitung von Verkaufsaufträgen ihre Anwendung finden. Vorauszahlungsrechnungen werden vor dem eigentlichen Warenversand über eine Funktion aus dem Verkaufsauftrag heraus errichtet. Es erfolgt keine manuelle Bearbeitung. Sie werden errichtet und automatisch verbucht. Nach Auslieferung der Ware und Erzeugung der tatsächlichen Warenrechnung wird diese auf Basis einer Sachkontenzeile um den Vorauszahlungsbetrag gemindert, sodass nur der Restbetrag in der Warenrechnung verbleibt.
Innerhalb von Business Central können die UST-IDs der Debitoren auf Richtigkeit geprüft werden.
olgende Berichte sind i.R.d. Projektes einzurichten und ggf. anzupassen
