Das Nebenbuch Kreditoren ist gleichzeitig der Lieferantenstamm im Einkauf. Neben den Lieferanten gibt es weitere Kreditorenkonten für den Bezug von Leistungen, die keine Waren sind. Dennoch werden alle Kreditoren in einer einheitlichen Tabelle verwaltet. Die Integration der Kreditoren zum Hauptbuch (Verbindlichkeiten aus LuL) erfolgt über Buchungsgruppen, die frei definierbar sind.
Die Kreditorenbuchungsgruppe verknüpft Kreditoren mit Verbindlichkeits-, Skonto-, Rechnungs- und Ausgleichsrundungskonten sowie Zins- und Gebührenkonten. Unter der Annahme, dass mit Geschäfts- und Produktbuchungsgruppen gearbeitet wird, dient diese Buchungsgruppe im Wesentlichen der Hinterlegung des entsprechenden Sachkontos für die Verbindlichkeiten.
Kreditorenbuchungen können in Belegen (Bestellung, EK-Rechnung, EK-Gutschrift) oder in Fibu Buch.-Blätter erfasst werden.
Dieser Prozess beschreibt die Erfassung von eingehenden Kreditorenrechnungen und deren Prüfung. Dabei erfolgt die Erfassung z.T. automatisiert über elektronischen Datenaustausch oder manuell mit Abgleich einer Papierrechnung. Bei der Betrachtung der Rechnungsabwicklung kann nach zwei Bereichen unterschieden werden. Zum einen werden die Warenrechnungen und auftragsbezogene Nebenkosten betrachtet. Bei diesen Rechnungen erfolgen die Zuordnungen zum Beschaffungsprozess und eine Bewertung der zugehörigen Beschaffungskosten. Die Einstandspreise der beschafften Artikel werden dabei beeinflusst. Bereits erfolgte Buchungen, wie Umlagerungen, Abgänge und Verkäufe werden mittels der Lagerregulierung nachträglich automatisch korrigiert. Zum anderen erfolgt eine Behandlung der übrigen Nicht-Warenrechnungen über das Rechnungseingangsbuch der Finanzbuchhaltung. Bei diesen handelt es sich i.d.R. um reine Sachkontenrechnungen für sonstige Lieferanten/Kreditoren (z.B. Hausmeister, Telekommunikation, EDV-Dienstleistungen)
Die Rechnung wird errichtet und der Rechnungskopf wird erstellt. Je nach Prozess kann die Errichtung automatisch aus einem Wareneingang oder manuell erfolgen. Wichtige Kopfdaten sind der Kreditor und die Kreditor-Rechnungsnummer. Alle für den Prozess nötigen Stammdaten werden aus dem Kreditorenstammdaten übernommen.
Die einzelnen Positionen der Rechnung werden hinzugefügt. Dies erfolgt je nach Prozess manuell (Sachkonto- oder Artikel Zu-/Abschläge) oder automatisch über die Funktion „Wareneingangszeilen holen“. Bei manuellem Hinzufügen von Sachkontozeilen oder Zu-/Abschlägen erfolgt die Angabe des Betrags (Menge ist i.d.R 1). Zu-/Abschläge werden darüber hinaus mit der Zu-/Abschlagszuweisung mit einer Einkaufslieferung verknüpft. Dies erfolgt um nachträglich erfasste Nebenkosten, wie Zölle und Fracht auf den Warenwert aufzuschlagen und so die Kalkulation des Artikels anzupassen. Über die Funktion „Wareneingangszeilen holen“ werden die gelieferten, aber noch nicht fakturierten Artikel des angegebenen Kreditors angezeigt und per Auswahl in die Rechnung übernommen.
Die Rechnung wird zur Genehmigung an den Entscheider weitergeleitet. Die Genehmiger für die Rechnungsprüfung und -genehmigung müssen als Benutzer in BC angelegt sein. Andernfalls muss ein Web Approval Portal verwendet werden.
Die Rechnung wird geprüft und zur Buchung und Begleichung freigegeben. Die Überprüfung erfolgt dabei auf Basis des angegebenen Gesamtbetrags der Rechnung laut Beleg des Kreditors. Die erfasste Summe wird entweder über angezeigte Summenfelder oder über die Statistikfunktion verifiziert.
Die Rechnung wird gebucht und die entsprechenden Posten in der Warenwirtschaft wie auch in der Finanz- und Kreditorenbuchhaltung erzeugt.
Innerhalb von Business Central können die UST-IDs Kreditoren auf Richtigkeit geprüft werden.
Folgende Berichte sind i.d.R. Projektes einzurichten und ggf. anzupassen
