Die Prozesse im Zahlungsverkehr beschreiben die systemrelevanten Vorgänge zur automatisierten Verbuchung eingehender und ausgehender Zahlungsströme. Basis für die Steuerung des Zahlungsverkehrs sind die „Bankkonten“ und die „Zahlungsformen“.
Zahlungsformen können Bank, Bar oder ähnliches sein. An ihnen kann ein Sachkonto oder Bankkonto hinterlegt werden, sowie ein Vorgabe Zahlungsart, wie z.B. SEPA.
Die Banken werden als Nebenbuch geführt, dessen Buchungen automatisch in das Hauptbuch übertragen werden. Über die Einstellungen an einem Bankkonto werden die entsprechenden Im- und Exportvorgänge gesteuert. Die Datenkommunikation (Import/ Export) wird mit Hilfe eines Bankprogrammes abgebildet. Durch dieses Programm werden die Daten des ausgehenden Zahlungsverkehrs importiert (SEPA) und die Kontoauszüge (CAMT53) für die Weiterverarbeitung bereitgestellt.
Die Kontoauszugsverbuchung verarbeitet und bucht in der Regel die CAMT53-Formate des externen Bankprogramms. Der Kontoauszug enthält alle Transaktionen über „eingehenden“ und „ausgehenden“ Zahlungsverkehr. Das Programm erkennt die Zahlungen des Kontoauszuges und gleicht diese mit bereits verbuchten Rechnungen, Bestellung etc. ab und nimmt somit dem Anwender die Zuordnung ab.
Im ERP gehen elektronisch Bankinformationen zu eingehenden Zahlungen ein. Diese Datensätze werden importiert und automatisch offenen Posten zugewiesen und nach Prüfung verbucht.
Die Kontoauszüge werden manuell oder automatisch von der Bank geholt und in dem Ordner, der im Programm hinterlegt ist, gespeichert.
Der Kontoauszug wird im ‚Offene Zlg. Importjournal‘ importiert. Hierfür wurden Schnittstellen eingerichtet. Die importierten Kontoauszüge werden in den Backup-Ordner verschoben.
Die ausgewählten Kontoauszüge werden pro Zeile in das Erw. Zahlungseingang Buch importiert. Dieses kann anschließend angezeigt werden.
Die Zeilen werden automatisch vorkontiert. Gleichzeitig wird ein entsprechender Vorschlag für den Ausgleich (Ausziffern) erstellt. Die Regeln können individuell eingestellt und erweitert werden. Es existiert ein umfangreiches Kontierungshandbuch für die Möglichkeiten. Die nicht automatisch zugeordneten Zeilen müssen manuell ausgeglichen werden. Hierbei lernt das Programm.
Es werden die Beträge auf die jeweiligen Konten gebucht und die Offenen Posten ausgeglichen.
Für den eingehenden und den ausgehenden Zahlungsverkehr können Zahlungsvorschläge erstellt werden. Voraussetzung dafür ist die Hinterlegung von Bankdaten an Kreditoren und Debitoren. Dabei können auch mehrere Personen-Bankinformationen angelegt und ausgewählt werden.
Es wird ein Zahlungsvorschlag erstellt für die relevanten Debitoren- bzw. Kreditorenposten. Der Zahlungsvorschlag prüft alle offenen Posten und schlägt sie nach unterschiedlichen Selektionskriterien (Fälligkeit, Abwarten-Kennzeichen, Zahlungsart) vor.
Es wird eine allgemeine Fehlerprüfung und Fehlerkorrektur anhand der Fehlertexte und der Warnhinweise vorgenommen.
Nach dem Erstellen des Vorschlages können einzelne Posten gelöscht oder verändert werden. Ggf. werden Banken, Bankverbindungen, Verwendungszwecke usw. angepasst. Der Status des ZA-Vorschlags ist „offen“.
Aus dem Zahlungsvorschlag wird eine Zahlungsdatei erstellt. Diese enthält die entsprechenden Kommunikationsdaten für das Bankprogramm. Der Status des Zahlungsvorschlags ist „bezahlt“.
Bei entsprechenden Einstellungen wird nach dem Durchführen der Zahlung gefragt, ob die Avise gedruckt bzw. gesendet werden sollen.
Die Buchung wird zuerst erzeugt, wodurch die Daten in Buch. Blatt-Zeilen geschrieben werden, welche dann gebucht werden. Die offenen Posten werden beim Buchungsvorgang automatisch geschlossen. Status des Zahlungsvorschlags ist „gebucht“.
Wenn die Bank die Zahlung veranlasst hat, erfolgt über den Kontoauszug die Rückmeldung für den Prozessabschluss. Es werden die Transitkonten ausgeglichen.
Es werden bei Bedarf ausschließlich die Druck-Berichte im Standard von Microsoft Dynamics 365 Business Central und von OPplus verwendet.
