Document Capture für Microsoft Dynamics Business Central ist eine End-to-End-Lösung, die es ermöglicht, alle einkaufsseitigen Belege des Unternehmens einzuscannen, zu registrieren und zu archivieren. Das Document Capture Add-on ist nahtlos in den Microsoft Dynamics BC-Anwendungsbereich Kreditoren & Einkauf integriert. Document Capture gibt den Mitarbeitern die richtigen Werkzeuge an die Hand, um Lieferantenrechnungen effizient zu bearbeiten und diese für den Zahlungsausgang vorzubereiten.
DOP-0010 Beleg bereitstellen
Die erhaltenen Belege werden als PDF digitalisiert. Anschließend müssen sie entweder im korrekten Verzeichnis hinterlegt werden (OnPrem) oder an das entsprechende E-Mailadresse geschickt werden (Continia Cloud). Die Belege werden dann automatisch mit der OCR-Technologie verarbeitet. Je nach Komplexität der Belege kann dies etwas Zeit in Anspruch nehmen. Danach stehen die Belege für den Import bereit.
DOP-0020 Beleg importieren/erkennen
Die OCR verarbeiteten Belege können manuell oder per Aufgabenwarteschlange importiert werden. Die Belege werden in das Belegjournal importiert. Document Capture erkennt automatisch anhand der UST-ID Nr. und/oder vordefinierter Suchbegriffe Personenkonten und Daten des Belegkopfs. Dabei werden sämtliche Daten anhand zuvor definierter Belegvorlagen in die richtigen Felder des Belegkopfes übernommen.
DOP-0030 Belegerkennung prüfen
Belege können direkt mit Wareneingangszeilen oder Bestellungszeilen abgeglichen werden. Dies kann manuell oder automatisiert vorgenommen werden. Bei dem automatischem Abgleich muss die Bestellnummer auf dem beleg vermerkt sein.
DOP-0040 Beleg abgleichen
Wurde auf dem Beleg alles korrekt erkannt, kann der Nutzer den Beleg registrieren. Dadurch wird der eigentliche Business-Central Beleg erstellt. Dieser ist noch nicht gebucht. Die Belege werden archiviert.
Ausgehende Prozesse:
DOP-0050 Beleg registrieren
Wurde auf dem Beleg alles korrekt erkannt, kann der Nutzer den Beleg registrieren. Dadurch wird der eigentliche Business-Central Beleg erstellt. Dieser ist noch nicht gebucht.
Siehe Metaprozess
