Dieser Prozess beschreibt die Erfassung von eingehenden Kreditorenrechnungen und deren Prüfung. Dabei erfolgt die Erfassung z.T. automatisiert über elektronischen Datenaustausch und auch manuell mit Abgleich einer Papierrechnung. Bei der Betrachtung der Rechnungsabwicklung kann nach zwei Bereichen unterschieden werden. Zum einen werden die Warenrechnung und auftragsbezogene Nebenkosten betrachtet. Bei diesen Rechnungen erfolgen die Zuordnung zum Beschaffungsprozess und eine Bewertung der zugehörigen Beschaffungskosten. Die Einstandspreise der beschafften Artikel werden dabei beeinflusst. Bereits erfolgte Buchungen wie Umlagerungen, Abgänge und Verkäufe werden mittels der Lagerregulierung nachträglich automatisch korrigiert. Zum anderen erfolgt eine Behandlung der übrigen Nicht-Warenrechnungen über das Rechnungseingangsbuch der Finanzbuchhaltung. Bei diesen handelt es sich i.d.R. um reine Sachkontenrechnungen für sonstige Lieferanten/Kreditoren (z.B. Hausmeister, Telekommunikation, EDV-Dienstleistungen).
VIN-0010 Rechnungskopf anlegen
Die Rechnung wird errichtet und der Rechnungskopf wird erstellt. Je nach Prozess kann die Errichtung automatisch aus einem Wareneingang oder manuell erfolgen. Wichtige Kopfdaten sind dabei der Kreditor und die Kreditor-Rechnungsnummer. Alle für den Prozess nötigen Stammdaten werden aus dem Kreditorenstamm übernommen.
Eingehende Prozesse:
VIN-0020 Rechnungszeilen hinzufügen
Die einzelnen Positionen der Rechnung werden hinzugefügt. Dies erfolgt je nach Prozess manuell (Sachkonto- oder Artikel Zu-/Abschläge) oder automatisch über die Funktion „Wareneingangszeilen holen“. Bei manuellem Hinzufügen von Sachkontozeilen oder Zu-/Abschlägen erfolgt die Angabe des Betrags (Menge ist i.d.R. = 1). Zu-/Abschläge werden darüber hinaus mit der Zu-/Abschlagszuweisung mit einer Einkaufslieferung verknüpft. Dies erfolgt um nachträglich erfasste Nebenkosten wie Zölle und Fracht auf den Warenwert aufzuschlagen und so die Kalkulation des Artikels anzupassen. Über die Funktion „Wareneingangszeilen holen“ werden die gelieferten, aber noch nicht fakturierten, Artikel des angegeben Kreditors angezeigt und per Auswahl in die Rechnung übernommen.
VIN-0030 Genehmigungsprozess starten
Die Rechnung wird zur Genehmigung an den Entscheider weitergeleitet.
Eingehende Prozesse:
VIN-0040 Rechnung prüfen und freigeben
Die Rechnung wird geprüft und zur Buchung und Begleichung freigegeben. Die Überprüfung erfolgt dabei auf Basis des angegebenen Gesamtbetrags der Rechnung lt. Beleg des Kreditors. Die erfasste Summe wird entweder über angezeigte Summenfelder oder über die Statistikfunktion verifiziert.
Eingehende Prozesse:
Ausgehende Prozesse:
VIN-0050 Rechnung buchen
Die Rechnung wird gebucht und die entsprechenden Posten in der Warenwirtschaft wie auch in der Finanz- und Kreditorenbuchhaltung erzeugt.
Ausgehende Prozesse:
Die Rechnungserstellung erfolgt manuell. Es handelt sich dabei i.d.R. um Einkaufsrechnungen der Finanzbuchhaltung. Sie enthalten keinen Warenbezug und werden auf Sachkontenebene betrachtet.
Jedoch sind auch Warenbuchungen darüber möglich. Wenn sie von einem Bestellprozess losgelöst sind, können manuelle Rechnungsbuchungen mengenmäßigen Einfluss auf den Warenbestand nehmen (Buchung ohne Lieferung).
VIN-MAN-0010 Rechnungskopf anlegen
Die Rechnung wird manuell errichtet und der Rechnungskopf wird erstellt. Wichtige Kopfdaten sind dabei der Kreditor und die Kreditor-Rechnungsnummer. Alle für den Prozess nötigen Stammdaten werden aus dem Kreditorenstamm übernommen.
VIN-MAN-0020 Rechnungszeilen hinzufügen
Die einzelnen Positionen der Rechnung werden hinzugefügt. Manuelles Hinzufügen von Positionen sollte jedoch nur für Sachkonten und Artikel Zu-/Abschläge erfolgen. Artikel in einer Rechnung ohne Lieferungsbezug führen zu einer ggf. ungewollten positiven Bestandsveränderung.
VIN-MAN-0030 Genehmigungsprozess starten
Rechnung wird zur Genehmigung an Entscheider weitergeleitet.
VIN-MAN-0040 Rechnung prüfen und freigeben
Die Rechnung wird geprüft und zur Buchung und Begleichung freigegeben. Die Überprüfung erfolgt dabei auf Basis des angegebenen Gesamtbetrags der Rechnung lt. Beleg des Kreditors. Die erfasste Summe wird entweder über angezeigte Summenfelder oder über die Statistikfunktion verifiziert.
VIN-MAN-0050 Rechnung buchen
Die Rechnung wird gebucht und die entsprechenden Posten in der Finanz- und Kreditorenbuchhaltung erzeugt.
Ausgehende Prozesse:
Es wird eine Warenrechnung auf Grundlage eines gebuchten Wareneingangs erzeugt. Als Quelle kann es sich dabei um eine Wareneingangsrechnung oder eine EDI-Rechnung im INVOIC-Format handeln. In beiden Fällen wird die Verbindung zu einer noch nicht fakturierten Einkaufslieferung hergestellt.
VIN-GIN-0010 Rechnungskopf anlegen
Die Rechnung wird errichtet und der Rechnungskopf wird erstellt. Wichtige Kopfdaten sind dabei der Kreditor und die Kreditor-Rechnungsnummer. Alle für den Prozess nötigen Stammdaten werden aus dem Kreditorenstamm übernommen.
Eingehende Prozesse:
VIN-GIN-0020 Rechnungszeilen hinzufügen
Die einzelnen Positionen der Rechnung werden hinzugefügt. Über die Funktion „Wareneingangszeilen holen“ werden die gelieferten, aber noch nicht fakturierten, Artikel des angegeben Kreditors angezeigt und per Auswahl in die Rechnung übernommen.
VIN-GIN-0030 Genehmigungsprozess starten
Rechnung wird zur Genehmigung an Entscheider weitergeleitet.
VIN-GIN-0040 Rechnung prüfen und freigeben
Die Rechnung wird gegen eine Bestellung geprüft und zur Buchung und Begleichung freigegeben. Die Überprüfung erfolgt dabei auf Basis des angegebenen Gesamtbetrags der Rechnung lt. Beleg des Kreditors. Die erfasste Summe wird entweder über angezeigte Summenfelder oder über die Statistikfunktion verifiziert.
Eingehende Prozesse:
Ausgehende Prozesse:
VIN-GIN-0050 Rechnung buchen
Die Rechnung wird gebucht und die entsprechenden Posten in der Warenwirtschaft wie auch in der Finanz- und Kreditorenbuchhaltung erzeugt.
Ausgehende Prozesse:
Es wird eine Warenrechnung auf Grundlage eines gebuchten Wareneingangs erzeugt. Als Quelle kann es sich dabei um eine Wareneingangsrechnung oder eine EDI-Rechnung im INVOIC-Format handeln. In beiden Fällen wird die Verbindung zu einer noch nicht fakturierten Einkaufslieferung hergestellt.
VIN-AUT-0030 Genehmigungsprozess starten
Der automatisch erfasste Beleg inklusive Rechnungskopf und Rechnungszeilen wird zur Genehmigung an Entscheider weitergeleitet.
Eingehende Prozesse:
VIN-AUT-0040 Rechnung prüfen und freigeben
Die Rechnung wird gegen eine Bestellung geprüft und zur Buchung und Begleichung freigegeben. Die Überprüfung erfolgt dabei auf Basis des angegebenen Gesamtbetrags der Rechnung lt. Beleg des Kreditors. Die erfasste Summe wird entweder über angezeigte Summenfelder oder über die Statistikfunktion verifiziert.
Eingehende Prozesse:
Ausgehende Prozesse:
VIN-AUT-0050 Rechnung buchen
Die Rechnung wird gebucht und die entsprechenden Posten in der Warenwirtschaft wie auch in der Finanz- und Kreditorenbuchhaltung erzeugt.
Ausgehende Prozesse:
Es werden zusätzliche Nebenkosten wie Zoll und Verpackung in Rechnung gestellt. Die erhöhen bei kalkulationswirksamer Buchung über Zu-/Abschläge die Kostenbetrachtung der Artikel. Nebenkosten können jedoch auch als einfache Sachkontenbuchung für z.B. Einfuhrumsatzsteuer o.ä. betrachtet werden.
VIN-CHA-0010 Rechnungskopf anlegen
Die Rechnung wird errichtet und der Rechnungskopf wird erstellt. Wichtige Kopfdaten sind dabei der Kreditor und die Kreditor-Rechnungsnummer. Alle für den Prozess nötigen Stammdaten werden aus dem Kreditorenstamm übernommen.
Eingehende Prozesse:
VIN-CHA-0020 Rechnungszeilen hinzufügen
Die einzelnen Positionen der Rechnung werden hinzugefügt. Dies erfolgt je nach Prozess manuell über Sachkonto- oder Artikel Zu-/Abschläge. Bei manuellem Hinzufügen von Sachkontozeilen oder Zu-/Abschlägen erfolgt die Angabe des Betrags (Menge ist i.d.R. = 1). Zu-/Abschläge werden darüber hinaus mit der Zu-/Abschlagszuweisung mit einer Einkaufslieferung verknüpft. Dies erfolgt um nachträglich erfasste Nebenkosten wie Zölle und Fracht auf den Warenwert aufzuschlagen und so die Kalkulation des Artikels anzupassen.
VIN-CHA-0030 Genehmigungsprozess starten
Rechnung wird zur Genehmigung an Entscheider weitergeleitet.
VIN-CHA-0040 Rechnung prüfen und freigeben
Die Rechnung wird geprüft und zur Buchung und Begleichung freigegeben. Die Überprüfung erfolgt dabei auf Basis des angegebenen Gesamtbetrags der Rechnung lt. Beleg des Kreditors. Die erfasste Summe wird entweder über angezeigte Summenfelder oder über die Statistikfunktion verifiziert.
Eingehende Prozesse:
VIN-CHA-0050 Rechnung buchen
Die Rechnung wird gebucht und die entsprechenden Posten in der Warenwirtschaft wie auch in der Finanz- und Kreditorenbuchhaltung erzeugt.
Ausgehende Prozesse:
Dieser Prozess beschreibt die Einkaufsgutschrift zur Bearbeitung von Einkaufsretouren, Belastungsanzeigen, Nachlässen oder Korrekturen. Im Beschaffungsprozess wird die Einkaufsgutschrift vor allem zur Kommunikation Belastungsanzeigen (z.B. aufgrund von Mängeln oder Differenzen) oder nachträglichen Preiskorrekturen verwendet. Die Buchungsebenen können dabei auf der Sachkonten- und Artikel Zu-/Abschlagsebene sein. Zum Abschluss eines Retourenprozesses kann über eine Einkaufsgutschrift eine zuvor gebuchte Rücklieferung an einen Lieferanten mit einem Wert zur Fakturierung versehen werden. Der entsprechend gebuchte Wert der Gutschrift vermindert dabei den OP beim jeweiligen Kreditor. Ebenso wird eine Einkaufsgutschrift auch zur Korrektur einer Einkaufsrechnung verwendet.
VIN-CRE-0010 Rechnungskopf anlegen
Die Gutschrift wird errichtet und der Gutschriftskopf wird erstellt. Wichtige Kopfdaten sind dabei der Kreditor und die Kreditor-Gutschriftsnummer. Alle für den Prozess nötigen Stammdaten werden aus dem Kreditorenstamm übernommen.
Eingehende Prozesse:
VIN-CRE-0020 Rechnungszeilen hinzufügen
Die einzelnen Positionen der Gutschrift werden hinzugefügt. Manuelles Hinzufügen von Positionen sollte jedoch nur für Sachkonten und Artikel Zu-/Abschläge erfolgen. Die Ebene der Sachkonten wird dabei zur Behandlung von Mängeln oder Lieferdifferenzen verwendet. Über Artikel Zu-/Abschläge können nachträgliche Nachlässe auf bereits gelieferte Artikel angewendet werden. Artikel in einer Gutschrift ohne Rücklieferungsbezug führen zu einer ggf. ungewollten negativen Bestandsveränderung. Des Weiteren können Rechnungszeilen als negativer Wert in eine Gutschrift kopiert werden. Über die Funktion „Rücklieferungszeilen holen“ werden die zurückgelieferten, aber noch nicht fakturierten, Artikel des angegeben Kreditors angezeigt und per Auswahl in die Gutschrift übernommen.
VIN-CRE-0030 Genehmigungsprozess starten
Die Gutschrift wird zur Genehmigung an Entscheider weitergeleitet.
Eingehende Prozesse:
VIN-CRE-0040 Rechnung prüfen und freigeben
Die Gutschrift wird geprüft und zur Buchung freigegeben. Die erfasste Summe wird entweder über angezeigte Summenfelder oder über die Statistikfunktion verifiziert.
Eingehende Prozesse:
VIN-CRE-0050 Rechnung buchen
Die Gutschrift wird gebucht und die entsprechenden Posten in der Finanz- und Kreditorenbuchhaltung erzeugt.
Ausgehende Prozesse:
