Der Prozess beschreibt die Inventur über einen Inventurauftrag bzw. das Inventurbuchblatt. Er beinhaltet die Inventurterminverwaltung, Inventursollmengenermittlung, Differenzenbehandlung und bestandswirksame Buchung.
Die Aufnahme der Zählmengen ist in einem separaten Prozess beschrieben.
INV-0010 Inventurtermin definieren
Über die Terminverwaltung kann die Inventur geplant und gesteuert werden (zeitlich und personell). Im Step 1 wird der Inventurtermin pro Lagerort/Filiale definiert. Bei der Abgrenzung der Sollmengen ist der Inventurstichtag und auch die Stichtagspräzision von großer Bedeutung. Es handelt sich dabei neben dem Zähldatum auch um den Termin, zu dem die Bestandskorrektur wirksam wird. Inventuren können als Vollinventur und auch als Bestandsabgleich durchgeführt werden. Zur Unterstützung kann dabei über Artikel- und Markenfilter Einfluss auf die zu zählenden Artikel genommen werden.
INV-0020 Inventur anlegen
Es kann ein Inventurauftrag erstellt werden oder die Inventur wird über das Inventurbuchblatt vorbereitet. Weiterhin können über EDI Inventur-Daten eingelesen werden anhand der Nachrichtenart INVRPT.
Eingehende Prozesse:
INV-0030 Sollmengen ermitteln
Zum Stichtag werden weiterhin die erwarteten Sollmengen ermittelt und angezeigt. Bei einer großen Anzahl von Artikeln können diese auf mehrere Inventuraufträge / Inventurtermine aufgeteilt werden. (siehe Terminverwaltung, Artikel- und Markenfilter).
Ausgehende Prozesse:
INV-0040 Zählmengen erfassen
Zur Feststellung der Bestandsdifferenzen werden die Zählmengen importiert. Die geschieht entweder durch Einlesung von Inventurdateien im Inventurauftrag (als Erfassung), durch manuelle Erfassung der Mengen oder Eintragung der Inventurmenge im Inventur Buch.-Blatt.
Eingehende Prozesse:
INV-0050 Inventur prüfen und freigeben
Die Differenzen aus den gezählten und den erwarteten Mengen werden als Inventurdifferenzen dargestellt und können zusätzlich im Differenzbeleg gedruckt werden. Dabei werden Inventurdifferenzen nicht nur als Mengen, sondern auch als Werte (EK-Wert und VK-Wert) in Abhängigkeit von der Verkaufs- und Wareneingangsmenge dargestellt. Die Differenzen gilt es zu analysieren und transparent zu machen. Folgende Arten von Differenzen können dabei auftreten: Umlagerungsbelege prüfen (Umlagerungseingang/-ausgang nicht gebucht worden); Wareneingang nicht gebucht; DESADV nicht verarbeitet; Diebstahl, Schwund etc..
INV-0060 Inventurergebnis buchen
Ein beendeter Inventurauftrag oder die Erfassung im Inventurbuchblatt kann schließlich gebucht werden. Durch das Buchen werden die von der Anwendung verwalteten Mengen an die erfassten tatsächlichen Mengen angepasst. Dabei entstehen Posten, welche einerseits die Bestände im System korrigieren (Artikelposten, Wertposten, bei stellplatzgeführten Lagerorten auch Lagerplatzposten) und andererseits den Inventurvorgang dokumentieren (Inventurposten).
Der Prozess beschreibt die Inventurdurchführung über einen Inventurauftrag. Er beinhaltet die Inventurterminverwaltung, Inventursollmengenermittlung, Inventurzählung, Differenzenbehandlung und bestandswirksame Buchung. Der Inventurauftrag beschreibt den Umfang der durchzuführenden Inventur. Dieser kann manuell oder wie beschrieben auf Basis der Inventur-Terminverwaltung automatisch erstellt werden.
INV-INO-0010 Inventurtermin definieren
Die Liste der Inventurtermine bietet einen Überblick über alle in Arbeit befindlichen Inventuren mit Statuswerten für die Inventuren. Mit Bestätigung des Inventurtermins erfolgen die Statusänderung und damit die Freigabe für weitere, folgend beschriebene Inventurverarbeitungsschritte. Zuerst wird der Inventurtermin pro Lagerort/Filiale definiert. Die Stichtagspräzision gibt dabei an, zu welchem Buchungsdatum später die Korrekturerfolgen soll (abends = Zähldatum oder morgens = Vortag der Zählung). Je Inventurterminzeile wird ein Inventurauftrag errichtet. Bei einer großen Anzahl von Artikeln können diese auf mehrere Inventuraufträge / Inventurtermine aufgeteilt werden.
INV-INO-0020 Inventur anlegen
Zum Stichtag wird der Inventurauftrag errichtet. Der Inventurauftrag beschreibt den Umfang der durchzuführenden Inventur. Dieser kann manuell oder wie beschrieben auf Basis der Inventur-Terminverwaltung automatisch erstellt werden. Er besteht aus einem Inventurauftragskopf und beliebig vielen Inventurauftragszeilen. Weiterhin kann über Artikel- und Markenfilter Einfluss auf die zu zählenden Artikel genommen werden. Im Inventurauftrag selbst wird durch die gesetzten Filter der Umfang der Inventur beeinflusst (z.B. Marke, Warengruppe, Saison o.ä.).
Eingehende Prozesse:
INV-INO-0030 Sollmengen ermitteln
Die erwarteten Sollmengen werden auf der SKU-Ebene in Form der Inventurauftragszeilen ermittelt und angezeigt sowie der Status des Inventurtermins geändert. Die Positionen repräsentieren dabei den Buchbestand des Systems zum Stichtag unter Einbezug der zuvor gesetzten Artikelfilter. Da ggf. die Zählung und die Bearbeitung der Inventur zeitversetzt erfolgen, kann eine Aktualisierung der Sollmengen (z.B. nach nachträglicher Verbuchung von Wareneingängen) zur Verbesserung des Inventurergebnisses führen. Für die Aktualisierung der Sollmengen stehen Funktionen im Inventurauftrag zur Verfügung.
Ausgehende Prozesse: - ICO - Inventurzählung
INV-INO-0040 Zählmengen erfassen
Zur Feststellung der Bestandsdifferenzen werden die Zählmengen importiert. Die geschieht entweder durch Einlesung von Inventurdateien im Inventurauftrag (als Erfassung) oder durch manuelle Erfassung der Mengen (z.B. Erstellung und Druck eines Erfassungsbelegs, manuelle Zählung, Protokollierung im Ausdruck und späterer Übertrag in das System).
Eingehende Prozesse:
INV-INO-0050 Inventur prüfen und freigeben
Die Differenzen aus den gezählten und den erwarteten Mengen werden als Inventurdifferenzen dargestellt und können zusätzlich im Differenzbeleg gedruckt werden. Differenzen sind sowohl positiv, als auch negativ möglich. D.h. um den Systembestand an den Zählbestand anzupassen können sowohl Zugänge, als auch Abgänge nötig sein. Wenn alle Erfassungen eines Auftrags abgeschlossen sind, kann auch der Auftrag selbst beendet und freigegeben werden. Zum Vornehmen von Korrekturen kann der Inventurauftrag vom Status „Beendet“ in den Status „Offen“ zurückgesetzt werden. Korrekturen sollten möglichst in Form von "Korrekturerfassungen" erfolgen. Alle Erfassungen zu einer SKU werden im Inventurauftrag saldiert. Korrigierende Mengen können daher auch negativ sein.
INV-INO-0060 Inventurergebnis buchen
Ein beendeter Inventurauftrag kann schließlich gebucht werden. Durch das Buchen werden die von der Anwendung verwalteten Mengen an die erfassten tatsächlichen Mengen angepasst. Dabei entstehen Posten, welche einerseits die Bestände im System korrigieren (Artikelposten, Wertposten, bei stellplatzgeführten Lagerorten auch Lagerplatzposten) und andererseits den Inventurvorgang dokumentieren (Inventurposten). Des weiteren wird der Inventurauftrag archiviert und steht mit allen Erfassungen und Buchungen zur späteren Nachvollziehbarkeit zur Verfügung.
Der Prozess beschreibt die Inventurdurchführung über das Inventur Buch.-Blatt.
INV-IWS-0020 Inventur anlegen
Für die Inventur wird das Standard-Inventur Buch.-Blatt genutzt. Es wird ein neuer oder bestehender Eintrag erzeugt bzw. modifiziert, woraus die Inventurliste pro Lagerort erzeugt wird. Weitere Filter (z.B. auf Artikelebene) sind für die Erzeugung der Inventurliste möglich.
Eingehende Prozesse:
INV-IWS-0030 Sollmengen ermitteln
Mit Aufbau des Inventur Buch.-Blatts werden die Sollmengen automatisch ermittelt. Der Aufbau des Inventur Buch.-Blatts sollte zeitnah zur Verbuchung erfolgen. Ggf. durchgeführte Korrekturen (z.B. nachträglicher Wareneingang oder Umlagerung), die Einfluss auf die erwarteten Mengen haben, sollten zu einem erneuten Aufbau des Buch.-Blatts und somit zur erneuten Ermittlung der Sollmengen führen.
Ausgehende Prozesse:
INV-IWS-0040 Zählmengen erfassen
Zur Feststellung der Bestandsdifferenzen werden die Zählmengen importiert. Dies erfolgt entweder durch Import oder durch manuelle Erfassung der Mengen und Eintragung der Inventurmenge im Inventur Buch.-Blatt.
Eingehende Prozesse:
INV-IWS-0050 Inventur prüfen und freigeben
Die Differenzen aus den gezählten und den erwarteten Mengen werden als Inventurdifferenzen dargestellt und können zusätzlich im Differenzbeleg gedruckt werden. Dabei werden Inventurdifferenzen nicht nur als Mengen, sondern auch als Werte (EK-Wert und VK-Wert) in Abhängigkeit von der Verkaufs- und Wareneingangsmenge dargestellt. Bei fehlerhaften Erfassungen werden diese direkt im Buchblatt korrigiert.
INV-IWS-0060 Inventurergebnis buchen
Nach Abschließen der Erfassung im Inventur Buch.-Blatt kann diese schließlich gebucht werden. Durch das Buchen werden die von der Anwendung verwalteten Mengen an die erfassten tatsächlichen Mengen angepasst. Dabei entstehen Posten, welche einerseits die Bestände im System korrigieren (Artikelposten, Wertposten, bei stellplatzgeführten Lagerorten auch Lagerplatzposten) und andererseits den Inventurvorgang dokumentieren (Inventurposten).
Die Inventurergebnisse für eine im Kundenbereich befindliche Fläche werden über einen zugehörigen INVRPT zur Feststellung der Bestände eingelesen und bearbeitet.
INV-EDI-0020 Inventur anlegen
Der Inventurauftrag wird automatisch beim Import des INVRPT erzeugt.
Eingehende Prozesse:
INV-EDI-0030 Sollmengen ermitteln
Die Sollmengen werden automatisch beim Import ermittelt und finden sich in den Zeilen des Inventurauftrags.
Ausgehende:
INV-EDI-0040 Zählmengen erfassen
Die Inventurerfassung wird automatisch auf Basis der im INVRPT übergebenen Zählmengen errichtet.
Eingehende Prozesse:
INV-EDI-0050 Inventur prüfen und freigeben
Die Differenzen aus den importierten und den erwarteten Mengen werden als Inventurdifferenzen dargestellt und können zusätzlich im Differenzbeleg gedruckt werden. Der Inventurauftrag wird abgeschlossen. Zum Vornehmen von Erfassungskorrekturen kann der Inventurauftrag vom Status „Beendet“ in den Status „Offen“ zurückgesetzt werden.
INV-EDI-0060 Inventurergebnis buchen
Ein beendeter Inventurauftrag kann schließlich gebucht werden. Durch das Buchen werden die von der Anwendung verwalteten Mengen an die erfassten tatsächlichen Mengen angepasst. Dabei entstehen Posten, welche einerseits die Bestände im System korrigieren (Artikelposten, Wertposten, bei stellplatzgeführten Lagerorten auch Lagerplatzposten) und andererseits den Inventurvorgang dokumentieren (Inventurposten). Des weiteren wird der Inventurauftrag archiviert und steht mit allen Erfassungen und Buchungen zur späteren Nachvollziehbarkeit zur Verfügung.
