Standardmäßig setzt die Be-terna GmbH bei Kunden das Basis Modul und den Zahlungsverkehr von Continia OPplus ein, da diese den Funktionsumfang von Microsoft Dynamics 365 Business Central nutzbringend und sinnvoll erweitern. Darüber hinaus gibt es noch eine Reihe von Komfort Modulen, die die Handhabung des Programms erleichtern, sowie Module, die den Funktionsumfang des Programms ergänzen. Die Module werden im Folgenden kurz vorgestellt.
Das Basis Modul gliedert sich in die Bereiche:
Erweiterter Ausgleich: - mit einer Zahlung mehrere Rechnungen ausgleichen, auf einzelnen Rechnungen Skonto anerkennen und dennoch Restbeträge offenstehen lassen - automatische Ausbuchung von Differenzen aus Unter- oder Überzahlungen - ein verbliebender Ausgleichsaldo wird automatisch in eine zweite Fibu.-Buchblattzeile geschrieben - übersichtliche Darstellung der Zahlungen im Kontoblatt - bei Skonto-Buchungen die Ursprungsdimensionen der ausgeglichenen Belegzeilen entlasten - praxisorientiertes Sortieren, Suchen und Drucken im Erweiterten Ausgleich - Unterstützung durch Farbliche Hervorhebung
Dateiimport: - Import aus frei definierbaren Bankauszugdateien und Zahlungsavise im Text- und Excel-Format - REMADV-Format (EDI), Schweizer Zahlungsdateien im BESR-Format, Kreditkarten-zahlungen im EPA-Format können ohne Konvertierung verarbeitet werden - automatisches Generieren der Schnittstellendaten je Bankverbindung - nur Pflege der notwendigen Daten an zentraler Stelle und mandantenübergreifend automatische Kontierung von Rücklastschriften und den angegebenen Gebühren - Ausgleichsquoten von mehr als 90% - Das System lernt: Sobald eine aus dem Import stammende Buchungszeile einem Debitor bzw. Kreditor zugeordnet wurde, wird die neue Bankverbindung beim entsprechenden Personenkonto automatisch hinterlegt
Kassenbuch: - ein separates Fibu.-Buchungsblatt, das den aktuellen Kassenbestand beim Erfassen direkt anzeigt und einen Negativsaldo im Sachkonto nicht zulässt
Scheckeinreicher: - ein separates Fibu.-Buchblatt zum Erfassen erhaltener Schecks und zum Ausdruck eines Berichts, der von Banken als Scheckeinreicher akzeptiert wird. Das Erfassen auf einem Formblatt wird dadurch überflüssig, ebenso der Einsatz externer Programme. Die Positionen lassen sich nach der Eingabe direkt auf die Debitorenkonten buchen.
Das OPplus-Modul Zlg. Export vereinfacht die Abwicklung von Zahlungsprozessen und schafft mehr Transparenz zwischen ausgeglichenen Posten und zugeordneten Zahlungen. Zahlungsvorschläge und Zahlungsläufe für bargeldlose Zahlungen werden in nur einem Schritt erstellt – unabhängig von Dateiformat und Zahlungsrichtung, ganz gleich, ob es sich um Überweisungen, Lastschriften oder Schecks handelt. Die Software passt sich flexibel den Kundenbedürfnissen an: Bereits erstellte Zahlungsvorschläge können bequem um weitere Beträge ergänzt werden, vordefinierte Verwendungszwecke manuell verändert werden. Für die Sicherheit sorgt eine Freigabefunktion: Durch sie erhalten nur einzelne Nutzer eine Freigabeberechtigung für Zahlungen. So kann intern kontrolliert werden, welcher Mitarbeiter welche Zahlung vornimmt. Zusammen mit dem Modul Verbände unterstützt der OPplus-Zlg. Export auch die Durchführung von Zahlungen über Zentralregulierungsstellen und setzt Zahlungsvorschläge um, bei denen einander zugeordnete Debitoren- und Kreditorenposten automatisch miteinander verrechnet werden. Danach kann eine Zahlung nur über den saldierten Betrag erstellt werden. Ein Schwerpunkt des OPplus-Zlg. Export ist die Verfügbarkeit vielfacher nationaler und internationaler Zahlungsformate, welche bei Bedarf um beliebige weitere Formate ergänzt werden können.
Postenanzeige und Druck Dieses Modul steigert die Transparenz bei der Darstellung der Posten am Bildschirm und im Druck. Weiterhin verfügt dieses Modul über folgende Funktionalitäten: - optimierte Anzeige offener Debitoren- und Kreditorenposten in einer zweiteiligen Form - die Möglichkeit über eine Schaltfläche in den nächsten Stammdatensatz zu blättern - übersichtliche Darstellung im Kontoblattdruck durch Aktivierung von Schraffuren - bei Einsatz des Moduls Verbände erfolgt die Ausgabe der offenen Posten bezogen auf eine Zentralregulierungsstelle unter Filtrierung auf die zugehörige Verbandsnummer - erweiterte Optionen bei Druck und Excel-Ausgabe der Offenen-Posten-Listen - Buchungstexte nachträglich ändern oder zusätzliche Bemerkungen je Posten pflegen und diese ausdrucken
Nachfolgend werden einige wesentliche Funktionalitäten des Zusatzmoduls Verbände kurz beschrieben, welches sich in die Bereiche Debitorenverband bzw. Kreditorenverband (Zentralregulierung) und debitorische/ kreditorische Verrechnung gliedert (Ihr Kunde ist gleichzeitig Ihr Lieferant bzw. Ihr Lieferant ist gleichzeitig auch Kunde). - zugeordnete Debitoren- und Kreditorenposten können miteinander verrechnet werden (mit farblicher Hervorhebung) - Debitoren- und Kreditorenposten verrechnen mit dem Zusatzmodul Zahlungsverkehr: Option schon beim Zahlungsvorschlag - Zentralregulierung im Zusammenspiel mit dem Modul Zahlungsverkehr - Eingabeaufwand minimieren und Tippfehler vermeiden durch Import von Avisen Ihrer Verbände
Das Zusatzmodul Bilanz und Umsatzsteuer umfasst folgende Funktionalitäten: - Zuordnung zu Aktiva / Passiva Positionen im Kontenschema für sogenannte „Kippkonten“ z.B. Bankkonten - Zuordnung am Sachkonto auf bis zu 3 Kontenschemata mit Aktualisierungsfunktionalität - Zuordnung am Sachkonto auf bis zu 3 Kontengruppen - korrekter Ausweis von debitorischen Kreditoren / kreditorischen Debitoren - Druck eines Kontennachweises für die Zeilen ihrer Kontenschemata - Plausibilitätsprüfung anhand des Kontenplans - Korrekter Ausweis der Vorjahreswerte (Bilanzentwicklung) - Summen- und Saldenliste für Sachkonten, Debitoren und Kreditoren nach dem bewährten DATEV-Layout
Das Modul beinhaltet die Verwendung von mehrstufigen Skonti der Zahlungsbedingungen bei Kreditoren und Debitoren. Dabei können einer Buchung bis zu vier verschiedene Skontofälligkeiten mitgegeben werden.
Mit dem Modul OP-führende Sachkonten können analog zu Debitoren und Kreditoren auch bei Sachkonten offene Posten zu bilden. Zusätzlich können die Sachkonten OP-Listen ausgedruckt oder in Excel ausgeben werden. Insbesondere bei Konten, wie z.B. „Geldtransit“, „Durchlaufende Posten“ oder „Aktive Rechnungsabgrenzungsposten“, kann diese Funktionalität von großem Vorteil sein.
Unser OPplus-Modul Ratenzahlung ermöglicht die Bildung von verschiedenen Ratenzahlungsbelegen. Das bedeutet, dass der ursprüngliche Beleg auf Raten mit unterschiedlichen Fälligkeiten aufgeteilt werden kann. Diese Aufteilung wird durch folgende Anpassungen entsprechend unterstützt: - Über frei definierbare Vorlagen oder manuell - Beim Buchen des Originalbeleges - Aus dem gebuchten Posten heraus
Dieses Modul steigert die Transparenz bei der Darstellung der Posten am Bildschirm und im Druck. Weiterhin verfügt dieses Modul über folgende Funktionalitäten:
Mit dem Zusatzmodul Expense Management von Continia wird das Erfassung, Beantragen und Genehmigen von Spesen optimiert. Mitarbeitende reichen dabei Belege per App oder über ein Web-Portal ein. Durch eine automatische Informationserkennung werden die Informationen aus eingescannten Belege extrahiert und direkt in die digitalen Belege übernommen. Diese können per App oder im Web-Portal verwaltet werden und an die zuständigen Mitarbeitenden zur Genehmigung weitergeleitet werden.
Außerdem sind folgende Funktionen verfügbar: - Kreditkartenintegration Kreditkartentransaktionen der gängigen Kartenanbieter werden automatisch importiert. Dies werden dann mit den Belegen abgeglichen. Wenn Belege fehlen wird der jeweilige Benutzer automatisch benachrichtigt. - Fahrtkosten Über die App oder das Web-Portal können die Mitarbeitende ihre Fahrtkosten jederzeit einreichen. - Verpflegungspauschalen Tagespauschalen für Unterkünfte und Verpflegung werden festgelegt. Auf Grundlage dessen können die Mitarbeitende über die App oder das Webportal benutzerfreundlich die Daten Ihrer Reise eingeben. Daraus erstellt das Modul die jeweilige Abrechnung - Übersicht Mitarbeiterausgaben Durch die automatische Digitalisierung der Belege können Monatsabschlüsse schneller und transparenter abgeschlossen werden. Zudem ermöglicht dies, dass Sie in Echtzeit einen Überblick über die aktuellen Kosten, die durch die Mitarbeiter entstehen.
Konfipay ist eine Dienstleistung der windata GmbH & Co. KG, mit welcher einfach und sicher, nationale und internationale Zahlungsaufträge an Kreditinstitute übertragen werden können. Außerdem können Kontoumsätze verfolgt und abgerufen werden. Mit konfipay werden höchste Sicherheitsstandards durch das Kommunikations- und Legitimationsverfahren EBICS gewährleistet.
Mit windata konfipay werden folgende Zahlungsverkehrsdateien zu Banken oder Sparkassen übertragen:
SEPA-Überweisungen (SEPA-XML)
SEPA-Basis-Lastschriften (SEPA-XML)
SEPA-Firmen-Lastschriften (SEPA-XML)
PayPal Rückerstattungen
Durch die regelmäßig aktualisierten Datenbestände bietet konfipay genaue Informationen zu den Konten. (Die Informationen werden im XML/JSON-Format zur Verfügung gestellt.) Des Weiteren ist auch das Abrufen von PayPal-Transaktionen mit windata konfipay möglich
Die Einführung des Moduls ist optional. Die Anbindung ist im Standard enthalten. Für Zahlungen und Kontoauszüge werden Transaktionsgebühren des konfipay Anbieters berechnet.
Die Microsoft zertifizierte DATEV-Schnittstelle dient zum Export der Daten des ERP-Systems in ein DATEV-gerechtes Format. Zudem ermöglicht es den Import von DATEV-Daten in das ERP-System.
Export der Posten nach Brutto- bzw. Nettoverfahren
Ausgabe der Summen- und Saldenlisten nach DATEV-Konten
Speicherung der Ausgaben in der Microsoft Dynamics 365 Business Central-Datenbank
Import des DATEV-pro-Formats mit Prüfroutinen
Import-Worksheet zur Korrektur und Anpassung der importierten Buchungen
Die durch den DATEV Export erzeugte DATEV-Format-Datei kann mit diesem Zusatzmodul über den Buchungsdatenservice der DATEV eG zur DATEV-Schnittstelle direkt und über eine sichere Verbindung aus der BC Applikation heraus ins DATEV Rechenzentrum gesendet werden. Zudem können optional Bilder (PDF) der Ausgangs- und Eingangsbelege zu den übertragenden Sachbuchungen mit ins DATEV Rechnenzentrum gesendet werden. Über einen in der Buchungsdaten-Datei hinterlegten Beleglink kann der Steuerberater zu jeder Buchung direkt den zugehörigen Link finden. Das Modul ist für SaaS und On-Premises ab Version BC 14 verfügbar.
CrefoDynamics bietet eine Integration von Bonitätsprüfung, Zahlungsinformationen und Inkasso direkt in Business Central. Neben der Überprüfung der Geschäftspartner können auch offene Forderungen übertragen und überwacht werden.
CrefoDynamics bietet eine vollintegrierte und bidirektionale Schnittstelle zur Kreditreform an. Voraussetzung hierbei ist, dass eine Mitgliedsnummer bei Kreditreform vorhanden ist. Das Frühwarnsystem weist rechtzeitig auf Zahlungsausfälle und Insolvenzen hin. Zudem kann der Status des Inkassofalls in Echtzeit und transparent abgebildet werden.
Funktionen:
Anlage von Stakeholdern mit Daten der Kreditreform
Informationsbeschaffung von Kreditreform
Frühwarnsysteme und Auswertungsverfahren
Überwachung der Bestandskunden
Übertragung der Forderungen ohne Medienbrüche
Status von Inkassofällen in Echtzeit
Automatische Übergabe offener Forderungen über Mahnverläufe
